In meiner Bachelorarbeit wollte ich mich mit Crossmedia und medienneutralen Inhalten beschäftigen. In der Gasser Media AG fand ich einen Partner der sich ebenfalls für diese Themen interessierte und mir seinen Workflow zur Katalogproduktion als Spielfeld überliess. Dann kam aber alles anders und die Arbeit führte zu einer Lösung, die die Verwaltung der mehrsprachigen Inhalte vereinfachte. In einer Art Selbstfindungsprozess lernte ich viel über die Möglichkeiten und Grenzen des Crossmedia-Ansatzes und konnte am Ende eine sinnvolle Lösung für ein akutes Problem im Unternehmen präsentieren.
Kontext
Die Gasser Media AG hat für die Katalogproduktion ihrer Kunden eine eigene webbasierte Lösung entwickelt. Sie ermöglicht es diesen jederzeit massgeschneiderte Kataloge zusammenzustellen und in den Druck zu geben. Das geht so weit, dass ein Verkäufer schon während dem Kundengespräch einen individuellen Katalog erstellen und drucken lassen kann.
Trotz dieser weitreichenden Automatisierung wird ein Teil der Inhalte immer noch in InDesign produziert und erst nachträglich als fertige PDF-Seite in das Web-Tool eingefügt. In meiner Bachelorarbeit ging es darum, diesen Teil des Prozesses zu optimieren. Besondere Probleme bereitete die Verwaltung der Inhalte in verschiedenen Sprachen. Diese werden, verteilt über ein Jahr, ausgehend von der englischen Version produziert. Werden während einer der Übersetzungen inhaltliche Fehler gefunden oder Änderungen gemacht, muss sichergestellt werden, dass diese im nächsten Durchlauf auch in allen anderen Sprachen berücksichtigt werden. Diese konstante Synchronisation zwischen den Sprachvarianten verlangt von der Layouterin ein hohes Mass an Sorgfalt und Konzentration und ist zudem sehr zeitaufwändig. Beim Katalog des Uhrenproduzenten Longines fiel das mit seinen rund 30 Sprachvarianten speziell ins Gewicht.
Analyse
Ein grösserer Teil der Arbeit bestand darin, die Arbeitsweise der Layouterin und die Funktionsweise und die Anforderungen des Web-Tools zu verstehen. Beim Anblick eines meterhohen Papierstapels mit Korrekturen wurde schnell klar, dass sehr viel manuelle Arbeit in der Verwaltung der Übersetzungen steckte. Am meisten kämpfte die Layouterin aber damit, die Übersicht zu behalten. Auch die Übernahme der Seiten ins Web-Tool war noch nicht automatisiert. Das führte dazu, dass Korrekturen tendenziell gesammelt wurden um sich die wiederholte Übernahme der Daten zu sparen.
Zur Analyse wurde der ganze Prozess mit Hilfe von BPMN-Diagrammen dargestellt. Auf dieser Basis konnten unklare Abläufe und repetitive Arbeiten identifiziert werden. In einem zweiten Schritt wurde ein leicht angepasster Prozess vorgeschlagen, in dem die Layouterin Änderungen und Übersetzungen dank eines Versionsverwaltungssystems einfacher nachvollziehen kann.
Lösungsvorschlag
Mit Hilfe der IDML-Sprache (ein Dateiformat für InDesign-Layouts auf der Basis von XML) konnten in einem ersten Schritt die einzelnen Inhalte aus dem Layout in InDesign separiert werden. Diese Idee der Trennung von Inhalten und deren Darstellung stammt direkt aus dem Lehrbuch der Crossmedia-Praxis. Im zweiten Schritt ging es nun darum, eine Möglichkeit zu finden um darzustellen wie sich die Sprachvarianten einzelner Inhalte zueinander verhalten. Arbeitet die Layouterin an der Spanischen Ausgabe des Katalogs möchte sie zum Beispiel wissen, welche Inhalte sich seit letztem Jahr geändert haben. Will sie kein Geld verschwenden, lässt sie nur diese neu Übersetzen. Gleichzeitig betrifft nicht jede Änderung eines Inhaltes auch dessen Sprachvarianten. So zum Beispiel, wenn es sich um eine orthografische Korrektur handelt.
Dazu wurden die Inhaltsänderungen in einem Git-Repository verfolgt und gespeichert. Um den Zustand einer Inhaltsvariante darzustellen oder zu ändern (nachdem zum Beispiel eine Korrektur gemacht wurde), entwickelte ich eine einfache Webapplikation.
Resultat
Das Feedback sowohl der Hochschule wie auch des Unternehmens war sehr positiv. Die Vorgeschlagenen Lösung wurden von allen Betroffenen als Verbesserung und gangbarer Weg für die Zukunft angesehen. Die Umsetzung des Versionsverwaltungssystems auf der Basis des gezeigten Proof of concept wurde schliesslich von den Entwicklern der Gasser Media AG übernommen.